Om te kunnen bepalen waar je je tijd aan wil besteden, is het goed om eerst te berekenen hoeveel tijd je daadwerkelijk aan verschillende taken besteedt. Komt de tijd die jij denkt met een bepaalde taak bezig te zijn wel overeen met hoe lang je er daadwerkelijk mee bezig bent? Met dit stappenplan tijd meten maak je dit inzichtelijk.
Photo by Icons8 Team on Unsplash
STAP 1: Kies een tracking methode
Je kan je tijd op verschillende manieren bijhouden, zoals handmatig in een notitieboek. Maar als je digital minded bent, kun je je activiteiten in de notities op je telefoon of laptop bijhouden. Om inzicht te krijgen in je huidige situatie, hou je een week lang bij waar jij je tijd aan besteedt. Zo kun je later met deze informatie je tijd optimaliseren en routines creëren.
STAP 2: Verdeel je activiteiten over topics
Deel je week op in topics waarmee jouw week zich vult, zoals werk, vrije tijd, zelfontwikkeling, sporten, sociale contacten, breaks, administratieve taken, reistijd. Maak ook een topic ‘afleiding’, waaronder je de tijd bijhoudt die je besteedt aan onverwachte telefoontjes of het afdwalen op social media. Door je activiteiten op te delen in topics kun je straks aan het einde van de week de balans opmaken van jouw tijdverdeling.
STAP 3: Track al je activiteiten
Schrijf op wat je doet en noteer bij elke taak hoelang je ermee bezig bent geweest. Het maken van planningen, het bijhouden van e-mails, lunchpauzes, vergaderingen, afspraken, overleg met anderen, maar ook vrije tijd en persoonlijke ontwikkeling neem je hierin mee. Aan het einde van de dag verdeel je alle activiteiten over de verschillende topics en tel je de tijd die je aan elk topic hebt besteed bij elkaar op.
STAP 4: Bereken het resultaat
Na een week tel je alle taken bij elkaar op en bereken je hoeveel procent van je werkweek je met elk topic bezig bent. Zo creëer je overzicht en inzicht. Ben je zoveel aan het werk als je dacht? Plan je meer of minder vrije tijd in dan dat je zou willen?
STAP 5: Evalueer
Neem een halfuur de tijd om kritisch te kijken naar de resultaten van jouw weekplanning en geef jezelf antwoord op de volgende vragen: Kloppen je verwachtingen met het daadwerkelijke beeld van je week? Ben je tevreden met hoe je jouw tijd de afgelopen week hebt besteed? Wat zijn de grootste inzichten van de afgelopen week? Welke dingen ga je voortaan anders doen en wat ga je doen om het waar te maken
Ja, het kost veel tijd om dit een week bij te houden, maar het zorgt er uiteindelijk voor dat je een haalbare planning maakt en met een voldaan gevoel de dag afsluit.
